Assistent/in der Niederlassungsleitung

Als Teil des SWIETELSKY-Konzerns setzen wir Maßstäbe im Bahnbau. Ob Neubau, Erhaltung oder Großprojekte: Mit modernen Technologien, einem leistungsfähigen Maschinenpark und hochqualifizierten Teams realisieren wir Infrastrukturprojekte in ganz Deutschland.
Der Schlüssel unseres Erfolgs liegt in der Lösungskompetenz unserer Mitarbeitenden. Dank klarer Strukturen, kurzen Entscheidungswegen und einem starken Miteinander schaffen wir ein Arbeitsumfeld, in dem sich Menschen einbringen und entwickeln können. Wir gestalten die Schieneninfrastruktur von morgen mit Verantwortungsbewusstsein, Offenheit für Neues und dem Anspruch, immer besser zu bauen.

• In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützen die Niederlassungsleitung sowie die Projektleitung im operativen Tagesgeschäft.
• Sie übernehmen den internen und externen Schriftverkehr, erstellen Protokolle und kümmern sich um die Terminkoordination sowie die Organisation von Besprechungen und Meetings.
• Sie betreuen unsere Kundinnen und Kunden sowie interne und externe Ansprechpartner freundlich, verbindlich und professionell.
• Als wichtige Schnittstelle zur Unternehmenszentrale sorgen Sie für eine strukturierte Ablage, Dokumentation und einen reibungslosen Informationsfluss.
• Die Aufbereitung von Projektunterlagen, insbesondere im Bereich Klein- und Serviceaufträge, gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.
• Sie unterstützen organisatorisch bei der Angebotserstellung, Kalkulation und Arbeitsvorbereitung.
• Mit Ihren fundierten MS-Office-Kenntnissen und Ihrer IT-Affinität unterstützen Sie die Projektteams bei der Datenpflege.
• Sie bearbeiten kaufmännische Vorgänge, darunter die Erstellung von Ausgangsrechnungen in Abstimmung mit den Projektleitungen sowie die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
• Darüber hinaus erstellen Sie regelmäßige Berichte, Auswertungen und Präsentationen und stellen relevante Daten für die Unternehmenszentrale bereit.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Funktion
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie eine grundsätzliche IT-Affinität
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie eine vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten

SWIETELSKY schätzt Vielfalt, mehr dazu hier.